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* Cómo optimizar el tiempo y el coste de una Reunión de Trabajo

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Cómo OPTIMIZAR el TIEMPO y el COSTE de una REUNIÓN de TRABAJO

 
Una Reunión de trabajo es la parte más importante de un PROCESO, sin embargo, mucho es el tiempo que se pierde en ellas y muchas de estas son fallidas por no lograr el objetivo que inicialmente perseguían. La experiencia nos dice que las reuniones de trabajo deben de estar muy bien estructuradas.

CLAVES para conseguir el éxito de estas:

1. Para que una Reunión de Trabajo se pueda hacer y se termine con éxito es necesario previamente prepararla muy bien, por lo tanto, los ponentes interesados o responsabilizados en exponer, deberán comunicar a la secretaria de la reunión con la suficiente antelación a la fecha fijada para la misma, el tema o los temas de los que se quiere hablar y el tiempo que va a necesitar para su exposición, ello, sin sobrepasar el tiempo límite fijado para dicha exposición. Si la secretaria y presidente de la Reunión vieran alguna anomalía, desajuste o no correspondencia, tratarán de hablarlo con el interesado con la suficiente antelación a la fecha fijada para la misma para modificar o ajustar el temario o exposición,

2. Todas las Reuniones de Trabajo deben tener una secretaria y presidente que dirija y haga respetar el seguimiento escrupuloso del orden del día, además de tomar las notas debidas y compromisos para confeccionar la correspondiente Acta de la reunión.
 
3. Previa a la Reunión de Trabajo, se debe confeccionar un orden del día y asignar el tiempo máximo de duración de ésta. En el orden del día se relacionarán los ponentes, los temas a tratar y el tiempo asignado para cada uno de ellos. La suma de todos los tiempos de éstos debe ser igual al tiempo máximo asignado para la reunión. No cumplir los tiempos significa una falta de preparación y, por lo tanto, un fracaso de la reunión.
 
4. Las intervenciones, los contenidos y los tiempos deben ser pactados con la presidencia y, por lo tanto, respetados por toda la mesa.
 
5. El último punto del orden del día, si así interesa que lo haya, será el correspondiente a RUEGOS y PREGUNTAS, donde los interesados expondrán, dentro de los límites de tiempo establecidos para ello, los temas o extremos no contemplados en el orden del día.
 
6. Al finalizar la reunión, la secretaria levantara un ACTA donde se relacionarán por orden de intervención todos los acuerdos y compromisos haciendo mención del responsable de cumplir estos. Así mismo, remitirá una copia de dicha acta a todos los asistentes.
 
7. Los compromisos tomados en ACTA no pueden ser meramente enunciativos si no que son de obligado cumplimiento.
 
8. La siguiente reunión se debe iniciar haciendo un seguimiento a los acuerdos y compromisos contraídos en el acta de la última reunión.
 
9. Si los asistentes se educan al modelo definido anteriormente para llevar con éxito una reunión de trabajo, el éxito y la efectividad están garantizados.
 
10. Las reuniones de trabajo se deben hacer las justas y, por lo tanto, como hemos dicho, deben ser provechosas y, además, un ejemplo de efectividad para el resto de la plantilla
 
11. Las reuniones de trabajo deben estar integradas en el PLAN ESTRATÉGICO ANUAL DE TRABAJO DE LA EMPRESA.




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